Binnen een vereniging van eigenaars zijn verschillende functies waarvoor vrijwilligers nodig zijn. Tijdens de vergadering van eigenaars van uw VvE kunt u zich verkiesbaar stellen voor een van de beschikbare functies.Onderstaand treft u een uitleg over de taken en bevoegdheden van diverse functies die er binnen een VvE zijn. Let wel op, het betreft hier algemene beschrijvingen. Afhankelijk van de exacte inhoud van de splitsingsakte kan de situatie per VvE verschillen. Een professionele VvE beheerder kan u uiteraard bijstaan in het interpreteren van de akte.
Bestuur van de VvE (modelreglement 1972 en 1973: Administrateur van de VvE)
Als de splitsingsakte van de VvE is gebaseerd op modelreglement 1973 wordt het bestuur van de VvE Administrateur genoemd. Verder zullen we hier echter spreken over 'bestuur'. Iedere VvE heeft een bestuur nodig. Dit is dan ook één van de belangrijkste organen binnen de VvE. Het bestuur is namelijk de dagelijkse vertegenwoordiger en kan namens de VvE overeenkomsten afsluiten met aannemers, loodgieters, dakdekkers, schilders etc. Zij legt voor het door haar gevoerde (financiële) beleid minimaal één keer per jaar rekening en verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering (ALV) bestaande uit alle eigenaars. Het bestuur voert de besluiten uit die de vergadering neemt. De bevoegdheden die het bestuur heeft, worden ontleend aan de Akte van Splitsing, het huishoudelijk reglement en besluiten van de ALV . Het bestuur kan bestaan uit één of meerdere personen, afhankelijk van wat in de splitsingsakte bepaald is. Het bestuur wordt benoemd door de vergadering van eigenaars en kan te allen tijde door haar worden ontslagen. De splitsingsakte geeft richtlijnen voor de taken van het bestuur, de vergadering van eigenaars kan hier eventueel aanvullende besluiten over nemen.
Indien de VvE gekozen heeft om het (dagelijks) VvE beheer uit te besteden aan een professionele beheerder, dan wordt de taak van het bestuur over het algemeen anders. Zij krijgt dan meer een controlerende taak, waarbij toezicht wordt gehouden op de beheerder, die het dagelijks beheer op zich neemt. De beheerder is dus de partij die alles regelt, maar wel in overleg met het bestuur.
Taken van het bestuur van de VvE:
- accorderen facturen
- beoordelen van contracten en offertes
- overleg plegen met beheerder
- samen met beheerder besluiten van de vergadering uitwerken
- signaleren van overtredingen van Akte en Huishoudelijk Reglement
- afhankelijk van de VvE allerlei andere taken
Mandaat van het bestuur van de VvE:
- Het bestuur beslist volgens de akte over het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken. Voor bedragen boven een bepaald bedrag moet het bestuur van de VvE over het algemeen vooraf door de vergadering gemachtigd worden.
- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de hele gang van zaken binnen de VvE en is hoofdelijk aansprakelijk. Dat laatste betekent dat ieder bestuurslid van de VvE persoonlijk aansprakelijk is voor (financiële) schade van eventuele verkeerde beslissingen.
Voorzitter van de vergadering van de VvE
De functies van voorzitter van het bestuur en voorzitter van de vergadering kunnen door één persoon uitgeoefend worden maar het kunnen ook verschillende personen zijn. De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering. Bij afwezigheid van de voorzitter en diens plaatsvervanger voorziet de vergadering zelf in de leiding van de vergadering.
Taken voorzitter:
- de voorzitter is bevoegd de vergadering voor te zitten
- de voorzitter heeft (voor)overleg met het bestuur en de beheerder over knelpunten binnen de VvE en de agenda
- indien de voorzitter het noodzakelijk acht mag hij/zij een vergadering beleggen
De kascontrolecommissie van de VvE
De kascontrolecommissie is een controleorgaan benoemd door de leden van de VvE. De bevoegdheden van de kascontrolecommissie zijn wettelijk vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek Boek 2 artikel 48 lid 2.
Taken en bevoegdheden kascontrolecommissie:
- Vaststellen dat de informatie in de jaarrekening toereikend en correct is
- Controle van de balans, exploitatierekening en toelichting
- Vaststellen dat de relevante wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd
- Rapporteren over de bevindingen aan de vergadering van eigenaars, inclusief het signaleren van risico’s op het gebied van de administratie en andere gebieden
Na de controle van de jaarstukken door de kascontrolecommissie van de VvE kan deze al dan niet een goedkeurende verklaring afgeven. In de vergadering van eigenaars geven zij toelichting op de bevindingen en hun redenen om de goedkeurende verklaring wel of niet te tekenen.
Samenstelling kascontrolecommissie
De samenstelling wordt door de algemene ledenvergadering bepaald. Conform de wet dienen er minimaal twee kascontrolecommissieleden te zijn. Het benoemen van de kascontrolecommissieleden moet jaarlijks gebeuren, dus het jaar na het benoemen wordt het kascontrolecommissielid herbenoemd.
Technische commissie van de VvE
De technische commissie ondersteunt de opzichter namens de bewoners bij de voorbereiding en uitvoering van het onderhoud van het appartementencomplex. Het doel van de technische commissie is om de uit te voeren onderhoudsactiviteiten technisch zo goed mogelijk voor een zo aantrekkelijk mogelijk bedrag te laten uitvoeren binnen een duidelijk afgebakende werkomschrijving. De technische commissie wordt jaarlijks uitgenodigd voor een vooroverleg om het meerjarenonderhoudsplan en alle andere (technische) zaken die de VvE aangaan door te spreken met de (technisch) beheerder.
Taken en bevoegdheden Technische commissie VvE:
Ieder lid bepaalt zelf hoe actief hij of zij de rol van technisch commissielid wil invullen. De bevoegdheden zijn in het algemeen beperkt tot hetgeen waartoe in de vergadering is besloten en hetgeen in de splitsingsakte is opgenomen. Voorbeelden van taken en bevoegdheden zijn:
- inzage in de door de technisch beheerder aangevraagde offertes
- het aanvragen van onafhankelijke, vergelijkende offertes (in overleg met bestuur)
- het geven van ondersteunend advies
- het mede beoordelen van werkomschrijvingen
- het adviseren ten aanzien van prioriteiten met betrekking tot het onderhoud
- het meelopen met opleveringen
- advies geven op het meerjarenonderhoudsplan en hier voorstellen voor doen voor zaken die technisch noodzakelijk zijn
- het meelopen bij de inspectie die vooraf gaat aan het bijstellen van het meerjarenonderhoudsplan
- het uitvoeren van klein onderhoud in de algemene ruimten zoals bijvoorbeeld het vervangen van lampen, bijstellen van drangers en het aanbrengen van naamplaatjes.
Overige commissies binnen de VvE
Naast deze verplichte of veelvoorkomende organen binnen de VvE is het mogelijk allerlei aanvullende commissies in het leven te roepen om de VvE beter te laten functioneren, het bestuur van de VvE te ontlasten of gewoon om het leven in het appartementencomplex aangenamer te maken. Denk bijvoorbeeld aan:
- BBQ commissie van de VvE
- feestcommissie van de VvE
- verfraaiingscommissie van de VvE
- tuincommissie om de gemeenschappelijke tuin van de VvE te onderhouden
- commissie duurzaamheid VvE
- commissie zonnepanelen van de VvE
- restauratiecommissie VvE
- etcetera