Om vergaderingen vlot te laten verlopen is het belangrijk dat iedereen weet wat de gebruikte begrippen betekenen. Daarom hier een klein vergader-ABC van veelgebruikte begrippen binnen VvE's op alfabetische volgorde.

Aanmaning

Schriftelijke waarschuwing aan een debiteur van de VvE om zijn achterstand te voldoen. De aanmaning volgt meestal op een betalingsherinnering

Aansprakelijkheidsverzekering

Elke VvE is wettelijk verplicht naast een opstalverzekering een aansprakelijkheidsverzekering (ook wel WA of Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering genoemd) af te sluiten.  Deze verzekering dekt schade die door het gebouw is ontstaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een stuk van de gevel dat losraakt van het pand en op een auto of persoon valt. Deze verzekering is verplicht gesteld om te voorkomen dat een slachtoffer geen vergoeding krijgt voor zijn schade. Zeker bij letselschade kan deze namelijk hoog oplopen.

Absolute meerderheid van stemmen

Een absolute meerderheid van stemmen is de helft van de stemmen +1. Het betreft het aantal stemmen dat aanwezig is op de vergadering en niet het totaal aantal stemmen dat er binnen de VvE bestaat. Synoniemen voor absolute meerderheid van stemmen zijn: meerderheid van stemmen en volstrekte meerderheid van stemmen.

Administrateur van de VvE

Administrateur is de oude benaming van de bestuurder.

Akte van splitsing

Zie splitsingsakte.

Algemene Ledenvergadering van de VvE (ALV)

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de vereniging. De vergadering is wettelijk verplicht een bestuur aan te stellen. Tijdens de Algemene Ledenvergadering legt het bestuur de jaarrekening ter vaststelling aan de vergadering voor. Ook brengt het bestuur dan het jaarverslag uit.
Niet voor elk besluit is hetzelfde aantal stemmen nodig.

Voor de meeste besluiten geldt:
-Het aantal stemmen dat op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd dient te zijn: 1/2 van het totaal aantal stemmen binnen de VvE
-Stemmen vóór: 50%+1 van het aantal aanwezige stemmen tijdens de vergadering

Voor besluiten boven een in de akte bepaald bedrag of over bijzondere onderwerpen (zoals bijvoorbeeld een aanpassing in het huishoudelijk reglement) geldt de eis van een verzwaarde meerderheid. Dit betekent een verhoging van het aantal stemmen dat op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd dient te zijn en een verhoging van het aantal stemmen dat vóór een voorstel stemt.

Het is dan ook heel belangrijk (je stem) aanwezig te (laten) zijn op elke vergadering. Als u zelf niet kunt komen, geef dan uw machtiging af aan een bekende eigenaar of aan het bestuur. Machtigingen kunnen gegeven worden door een simpele e-mail aan de gemachtigde waaruit blijkt dat je iemand wil machtigen.  Bijvoorbeeld "Hierbij machtig ik voor de ALV van ". Indien gewenst is het ook mogelijk iemand voor alle toekomstige vergaderingen te machtigen, uiteraard tot intrekking van de machtiging. Ook is het bij sommige VvE beheerders mogelijk nog vóór de vergadering begint zelf uw stem digitaal uit te brengen.

Appartementsclausule

Als een verzekeringnemer schade heeft door zijn eigen schuld is dit normaal gesproken niet verzekerd. Als andere appartementen binnen de VvE echter ook beschadigd raken, bijvoorbeeld bij een brand, is het natuurlijk niet wenselijk dat de verzekering  niets uitkeert. De andere eigenaren hebben immers geen schuld. Het opnemen van een appartementenclausule op de polis van de vereniging van eigenaren zorgt ervoor dat de eigenaar die schuld heeft aan de schade niets uitgekeerd krijgt, maar de andere eigenaren wel gewoon een uitkering ontvangen. Wel zal de verzekeraar de kosten proberen te verhalen op de veroorzaker.

Appartementsrecht

Een appartementsrecht is een aandeel in de eigendom van een gebouw met alles wat daarbij hoort (waaronder de grond) met het exclusieve gebruiksrecht van een bepaald afzonderlijk deel, het privé-gedeelte. Ofwel: je bezit een deel van het totale gebouw en het recht als enige een appartement te gebruiken. Een lidmaatschap van een vereniging van eigenaars (VvE) is onlosmakelijk verbonden met het appartementsrecht. In de splitsingsakte wordt elk appartementsrecht aangegeven met een indexnummer.

Balans van de VvE

De balans van de vereniging van eigenaren is een momentopname van de bezittingen en schulden van de VvE. De bezittingen (activa) staan aan de linkerkant (debetzijde) en de schulden (passiva) plus het eigen vermogen inclusief reservefonds aan de rechterkant (creditzijde).

Begroting van de VvE

De begroting van de vereniging van eigenaren wordt opgesteld door de VvE beheerder in samenspraak met het bestuur van de vereniging van eigenaren en laat zien wat de verwachte kosten voor een bepaald jaar zijn. Naast de kosten wordt op de begroting een jaarlijks een reservering opgenomen voor toekomstig onderhoud. Dit bedrag wordt door de VvE beheerder aangesloten op het MJOP.

Beheerder van de VvE

Een VvE kan ter verlichting van de taken van het bestuur en de voorzitter werkzaamheden uitbesteden aan een externe beheerder. Zo kan de ALV besluiten het technisch beheer van de VvE, het financieel beheer van de VvE of het administratief beheer van de VvE uit te besteden aan een professionele VvE beheerder. Holland VvE Beheer is zo'n beheerder. Holland VvE Beheer kan zelfs desgewenst het bestuur van de VvE overnemen.

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering VvE

De bestuurders van een vereniging van eigenaren dragen veel verantwoordelijkheid. Zij zijn namelijk hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele schade die veroorzaakt wordt door verkeerde beslissingen van henzelf of andere bestuursleden of als bijvoorbeeld een ander bestuurslid fraude pleegt. Hoofdelijk aansprakelijk wil zeggen dat ieder bestuurslid aansprakelijk kan worden gesteld voor de hele schade. De schade kan verhaald kan worden op het privévermogen. Het maakt daarbij niet uit of de bestuursleden een vergoeding ontvangen of niet.

Breukdeel

Een omschrijving van het aandeel dat iedere eigenaar binnen de VvEheeft in het gehele gebouw. Vaak dient de oppervlakte van een appartement als basis. De breukdelen geven de eigendomsverhouding aan tussen de verschillende appartementsrechten. Ze worden vaak ook gebruikt als verdeelsleutel bij het vaststellen van ieders bijdrage in de schulden en kosten

Convocatie

Het bijeenroepen van de algemene ledenvergadering van de VvE

Debiteur

Een debiteur is een lid van de vereniging van eigenaars die de verplichting heeft zijn maandelijkse VvE bijdrage aan de Vereniging van eigenaars te voldoen

Decharge van het bestuur van de VvE

Decharge is het goedkeuren van het gevoerde (financiële) beleid door het bestuur. Door deze goedkeuring zijn de bestuurders ontlast van aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid. Decharge wordt verleend tijdens de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen.

Dotatie reservefonds VvE

Het bedrag dat toegevoegd wordt aan het reservefonds. De VvE Beheerder stelt een meerjarenonderhoudsplan op. Daaruit volgt de meerjarenonderhoudsbegroting, ofwel de bedragen die voor elk jaar nodig zijn om het groot technisch onderhoud binnen de VvE uit te kunnen voeren. De VvE beheerder sluit hier vervolgens de jaarlijkse dotaties in het reservefonds op aan binnen de begroting zodat er altijd voldoende geld aanwezig is om de VvE in een goede technische staat te houden.

Eigenaarsbelang

De Vereniging van Eigenaren sluit normaal gesproken een VvE opstalverzekering af voor het hele gebouw. Voor de verzekerde waarde wordt daarbij uitgegaan van de waarde van het gebouw bij oplevering of bij de laatste taxatie. Daarbij wordt geen rekening gehouden met woningverbeteringen die de eigenaren zelf aanbrengen. Denk daarbij aan een aanbouw als het appartement op de eerste verdieping is of een luxe keuken of badkamer. Deze zaken zijn dan ook niet meeverzekerd op de polis van de VvE. Om bij een schade toch een uitkering te krijgen kan men een zogenaamd eigenarenbelang meeverzekeren op de eigen inboedelpolis.

Gebruikersverklaring

Binnen de meeste VvE’s is bepaald dat een (nieuwe) huurder een gebruikersverklaring moet tekenen. Deze wordt vervolgens geadministreerd door de VvE beheerder. De huurder verklaart hierin bekend te zijn met de regels uit de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement en zich hiernaar te zullen gedragen. Ook vergaderbesluiten van de ALV uit het verleden en uit de toekomst van de VvE vallen hieronder.

Gekwalificeerde meerderheid van stemmen

Ook wel verzwaarde meerderheid genoemd. Een speciale meerderheid (met verhoogd quorum en verhoogde meerderheid) die nodig is om een voorstel aan te nemen. Deze stemverhouding wordt meestal gebruikt voor belangrijke besluiten, welke zijn omschreven in het reglement. Zie Algemene Ledenvergadering.

Herbouwwaarde

De herbouwwaarde is gelijk aan de kosten om het pand opnieuw te bouwen als het totaal verloren is gegaan, bijvoorbeeld door brand. Deze waarde wordt minimaal eens in de 6 jaar vastgesteld voor het bepalen van het verzekerde bedrag onder de opstalverzekering. Dit gebeurt door middel van een taxatie. Het is van groot belang dat de herbouwwaarde juist wordt vastgesteld. Verzeker je de woning immers tegen een te laag bedrag, dan loop je het risico bij schade niet het volledige schadebedrag uitgekeerd te krijgen.

Hoofdsplitsing

De meeste VvE’s kennen alleen een normale, enkelvoudige splitsing. Soms is het echter handiger een VvE meerdere keren te splitsen. Dat gebeurt met name binnen VvE’s die uit meerdere torens bestaan of VvE’s waarin meerdere gebruiksfuncties samenkomen. Denk daarbij aan wonen, winkelen en parkeren. In het laatste geval wordt dan eerst de VvE gesplitst in 3 appartementsrechten: elke functie is een apart appartementsrecht.  Op die manier is het makkelijker de kosten toe te bedelen aan de juiste functie: de apparatuur voor de parkeergarage valt geheel onder het appartementsrecht ‘parkeren’ terwijl de liften voor de woontoren voor rekening komen van het appartementsrecht ‘wonen’. De andere appartementsrechten hoeven hier dan niet aan mee te betalen of mee te beslissen over bijvoorbeeld onderhoud of vervanging.

Huishoudelijk reglement van de VvE

Het huishoudelijk reglement is een praktische aanvulling op de splitsingsakte van de VvE. Hierin leest u de regels die de bewoners in acht moeten nemen om hun eigen woonkwaliteit te waarborgen en om te voorkomen dat het uiterlijk van het gebouw wordt aangetast.

Hydrofoor

Met een hydrofoor of drukverhogingsinstallatie wordt binnen het hele gebouw de waterleiding op druk gehouden. Met de druk in het waterleidingnet hebben slechts de eerste drie of vier verdiepingen voldoende waterdruk. Met behulp van een hydrofoor wordt er voor gezorgd dat elke verdieping beschikt over voldoende druk.

Ingekomen stukken
Ieder lid van de VvE heeft de mogelijkheid stukken ter informatie aan de ALV in te sturen. Stukken moeten uiterlijk 2 weken voor de vergadering ingediend worden. Het bestuur of de beheerder verzorgt de verspreiding van de betreffende stukken onder de overige leden.

Jaarrekening van de VvE

De jaarrekening van de VvE wordt opgemaakt door de VvE beheerder en bestaat uit de balans en de exploitatierekening (winst- en verliesrekening). Deze stukken moeten zijn voorzien van een toelichting. Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening zijn opgesteld en zijn overlegd aan de leden tijdens een algemene ledenvergadering. Voordat de jaarrekening wordt overlegd aan de leden moet de kascommissie de jaarrekening controleren en goedkeuren.

Kadaster

Het kadaster is de naam van een openbaar register waarin allerlei informatie is terug te vinden over zogenaamde registergoederen. In het geval van de VvE gaat het daarbij om appartementsrechten. De dienst die deze gegevens en de wijzigingen daarin bijhoudt wordt ook kadaster genoemd. Deze dienst registreert de naam van de eigenaar, de locatie en een eventueel recht van hypotheek en de documenten die hiermee te maken hebben. De splitsingsakte en -tekening worden dan ook hier bewaard.

KvK / Kamer van Koophandel

Een VvE moet zich, net als elke andere vereniging of andere rechtspersoon, verplicht inschrijven in het handelsregister dat wordt bijgehouden door de KvK. De Kamer van Koophandel voert deze taak sinds 2014 uit als zelfstandig bestuursorgaan. De KvK registreert in dit register naam, adres, contactgegevens maar ook de gegevens van de bestuursleden en gemachtigden. Hierdoor is het voor de buitenwereld exact duidelijk wie zij kunnen benaderen met vragen maar ook wie eventueel aansprakelijk gesteld kan worden.

Lid van de VvE

Iedereen die eigenaar of mede-eigenaar is van een appartementsrecht is van rechtswege lid van de VvE. 

Machtiging

Zie volmacht.

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van de VvE

Een goed meerjaren onderhoudsplan bevat een onderhouds-, herstel-, en vervangingscyclus voor de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Te denken valt aan dragende constructies, vloeren, daken, afvoeren, installaties en kozijnen.

Modelreglement

Bij het opstellen van de splitsingsakte voor een VvE wordt vaak gebruik gemaakt van een modelreglement. Er is een aantal van deze modelreglementen ontwikkeld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Hierin staan bepalingen over het aandeel van elke eigenaar in de kosten en de baten van de VvE, de Algemene Ledevergadering van de VvE, gebruik en onderhoud van privé- en gemeenschappelijke delen van het gebouw etc.
Als de notaris in de splitsingsakte verwijst naar een modelreglement is het hele model van toepassing. Wel kan hij uitzonderingen maken op het model. Sommige notarissen schrijven het modelreglement helemaal over en passen daarin aan wat zij gewenst vinden. Andere notarissen omschrijven alleen de wijzigingen en aanvullingen op het modelreglement. Als een modelreglement eenmaal van toepassing is verklaard, blijft dit van kracht. De VvE kan alleen het gebruikte modelreglement aanpassen naar een nieuwere versie door de splitsingsakte te wijzigen.

Nietig besluit

Een nietig besluit wordt juridisch geacht nooit te hebben bestaan. Het gaat om besluiten die in strijd zijn met de wet of de splitsingsakte. Omdat het besluit nooit bestaan heeft hoeft een eigenaar in principe ook niet naar de rechter om het nietig te laten verklaren. Dit kan toch verstandig zijn als de nietigheid wordt bestreden door andere leden of het besluit alsnog uitgevoerd wordt. Zie ook vernietigbaar besluit.

Notulen VvE vergadering

Schriftelijk verslag van wat er in de algemene ledenvergadering van de vereniging van eigenaren is besproken en besloten.

Ondersplitsing

Zie ook hoofdsplitsing. De appartementsrechten die eerst gesplitst zijn per woontoren of per gebruiksfunctie worden daarna ondergesplitst als in een normale VvE: de woontoren wordt bijvoorbeeld gesplitst in 100 appartementsrechten en het winkelcentrum in 30 winkelappartementsrechten

Oproeptermijn

Het aantal dagen dat in acht moet worden genomen tussen het verzenden van de uitnodiging en het houden van de Algemene Ledenvergadering van de VvE. Als deze termijn niet in acht wordt genomen, is de vergadering niet juist georganiseerd en zijn de besluiten vernietigbaar.

Opstalverzekering

Deze verzekering biedt dekking bij schade aan of tenietgaan van een (deel van een) gebouw met toebehoren (maar niet de inboedel) door bijvoorbeeld brand, waterschade en inbraak.

Quorum

De vergadering kan rechtsgeldige besluiten nemen wanneer een minimaal aantal stemmen is vertegenwoordigd op de vergadering, dit is het quorum. In de splitsingsakte wordt dit omschreven.

Rechtsbijstandverzekering 

Deze  verzekering dekt de kosten van juridisch bijstand en proceskosten, bijvoorbeeld in geval de VvE aansprakelijk wordt gesteld of een ander geschil heeft met bijvoorbeeld een lid of een leverancier. Bij de meeste verzekeringen is er sprake van dekking in natura. Daarbij wordt dus geen geld uitgekeerd maar wordt bijvoorbeeld een advocaat of jurist ter beschikking gesteld.

Reserve / Reservefonds

Het reservefonds van de VvE is een reservering op de balans waaruit later het groot onderhoud dat voortvloeit uit het MJOP gefinancierd kan worden. Jaarlijks worden er dotaties toegevoegd zodat er op het moment dat het onderhoud uitgevoerd moet worden voldoende middelen beschikbaar zijn.

Servicekosten VvE

Servicekosten zijn de kosten die de leden van de VvE elke maand aan de VvE betalen. De servicekosten worden gebaseerd op de begroting.

Splitsingsakte

De splitsingsakte van een appartementengebouw wordt opgesteld door een notaris. Hierin wordt het gebouw en de daarbij behorende grond gesplitst is in een aantal appartementsrechten. De splitsingsakte van de VvE moet worden ingeschreven in het openbare register van het Kadaster. Ook eventuele wijzigingen moeten hier worden ingeschreven. Voor dergelijke wijzigingen is overigens een meerderheid van 80% van het aantal stemmen binnen de VvE noodzakelijk.
In de akte staat nauwkeurig omschreven wie waar recht op heeft binnen de VvE. Volgens de wet moet er minimaal in staan:

  • de locatie van het gebouw en de grond
  • een omschrijving van wat er allemaal bij het gebouw hoort
  • de oprichting van een Vereniging van Eigenaars, waarvan elke nieuwe appartementseigenaar automatisch lid is
  • welke delen gemeenschappelijk zijn en welke privé. Op de bijbehorende splitsingstekening is dit ook terug te vinden
  • de breukdelen
  • het geldende modelreglement als dat van toepassing is en eventuele afwijkingen of aanvullingen daarop of anders een omschrijving van het splitsingsreglement

Stelpost

Een stelpost is een post die wordt opgenomen in het MJOP van de VvE voor werkzaamheden waarvan de exacte uitvoering en prijs nog niet bekend zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verfwerkzaamheden aan kozijnen. Hierbij zal de schilder wellicht houtrot tegenkomen dat tijdens het werk gerepareerd moet worden. De mate waarin is echter lastig van tevoren te voorspellen. Er zal dan ook een schatting gemaakt worden van het bedrag dat uiteindelijk nodig zal zijn. Na afloop worden de werkelijke kosten bepaald.

Vereniging van Eigenaars / Vereniging van Eigenaren

Rechtspersoon die van rechtswege ontstaat zodra appartementsrechten in een gebouw eigendom worden van verschillende (rechts)personen. De VvE dient in de eerste plaats voor het in stand houden en het onderhoud van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimten en in bredere zin voor het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren.

Vernietigbaar besluit

In regenstelling tot een nietig besluit is voor een vernietigbaar besluit wel de gang naar de rechter noodzakelijk. Dit moet binnen een termijn van één maand nadat de partij die naar de rechter stapt kennis heeft kunnen nemen van het besluit. Dit betekent in de praktijk over het algemeen binnen één maand na de ALV. Een besluit is vernietigbaar als het niet op de juiste wijze tot stand is gekomen. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat het quorum niet gehaald is of omdat de vergadering te laat of op onjuiste wijze bijeen is geroepen. Ook een besluit dat in strijd is met de redelijkheid en billijkheid van artikel 2:8 BW kan vernietigbaar zijn.

Volmacht

Volmacht is een ander woord voor machtiging. Door het afgeven van een volmacht kan een lid van de VvE een ander lid of willekeurig persoon toestemming geven voor hem het woord te voeren en te stemmen tijdens de VvE vergadering.

0
0
0
s2sdefault