Privacyverklaring Holland VvE Beheer
Uit de beheerovereenkomst tussen Holland VvE Beheer en de aangesloten VvE’s volgt dat Holland VvE Beheer namens het bestuur van de VvE een register bijhoudt van de eigenaren en gebruikers binnen de VvE. De verplichting van het bestuur van de VvE daartoe blijkt uit het splitsingsreglement.
Persoonsgegevens die wij verwerken
- Naam, voornamen
- Geslacht
- Adres, woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mail adres
- Bezit in de VvE(’s)
- Financiële positie van de leden binnen de VvE, inclusief aandeel reservefonds
- Bankrekeningnummer
- Burgerservicenummer (BSN)/ID
- Medische gegevens van bewoners in zeer speciale gevallen (zie onder Rechtsgrondslagen)
Rechtsgrondslagen
De rechtsgrondslagen op basis waarvan wij deze gegevens verwerken zijn de uitvoering van de beheerovereenkomst met de VvE en wettelijke verplichtingen. De gegevens zijn nodig om onze taken te kunnen uitvoeren en verplichtingen te kunnen nakomen op grond van de wet, de reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaars.
In zeer bijzondere gevallen kan ook vitaal belangen van de betrokkene of van een ander natuurlijk persoon meespelen. Hierbij kan worden gedacht aan het verwerken van medische informatie over bijvoorbeeld een zieke bewoner en het verwerken van telefoonnummers van familieleden van die persoon, zodat bij vermoeden van calamiteiten en ernstige situaties contact kan worden opgenomen met familieleden en hulporganisaties.
Doelen
Wij verwerken de persoonsgegevens met de volgende doelen:
- Bijhouden register eigenaren en gebruikers
- Eigenaren/gebruikers bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Afhandelen van betalingen en incasso’s
- BSN/ID bewijs t.b.v. het doorgeven van wijzigingen in het bestuur bij de KvK
- Contacteren familie of andere contactpersonen in geval van afwezigheid of nood
- Verzenden van informatie met betrekking tot de VvE, onze dienstverlening of andere informatie die van belang of nut is voor de leden
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor deze persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld of o te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Beveiliging
Holland VvE Beheer neemt passende technische maatregelen te om alle persoonsgegevens te beveiligen. Ons administratiesysteem werkt via de cloud. De beveiliging van de database wordt uitgevoerd door het IT-bedrijf dat de software levert. Zij hebben zich jegens Holland VvE Beheer contractueel verplicht de data streng te beveiligen. Lokaal opgeslagen data wordt enkel bewaard op computers die beveiligd zijn tegen onbevoegd gebruik door een gebruikersnaam en wachtwoord in te stellen en het installeren van een virusscan- en verwijder programma.
Gebruik door derden
Wij verstrekken de persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor het naleven/handhaven van de wet, de reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaars. Met bedrijven die in onze opdracht gegevens van de leden verwerken, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone. Een gebruiker kan zich afmelden voor het gebruik van deze cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast is het ook mogelijk alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser te verwijderen.
Wij maken gebruik van de volgende cookies:
- Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld de voorkeursinstellingen van de gebruiker. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Dit zijn analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy waardoor wij geen voorafgaande toestemming van de gebruiker nodig hebben.
- Google Analytics: op onze website worden cookies geplaatst van Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Holland VvE Beheer gebruikt deze dienst om rapportages te krijgen over de wijze waarop de website wordt gebruikt en de kwaliteit en effectiviteit te meten. Wij maken gebruik van Google Analytics op de wijze die door de Autoriteit Persoonsgegevens is voorgeschreven om te kunnen vallen onder de uitzondering in de cookiewet, waardoor wij geen voorafgaande toestemming nodig hebben voor gebruik van Google Analytics.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
In beginsel heeft elke betrokkene het recht zijn persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen. Dit laatste uiteraard tenzij op grond van de wet, de reglementen van de VvE en de besluiten van de vergadering van eigenaars de inzage niet kan/mag worden verschaft en of persoonsgegevens niet kunnen/mogen worden verwijderend. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het niet kunnen voldoen aan het verzoek van een betrokkene tot verwijderen van zijn NAW-gegevens uit het door ons bijgehouden register, omdat deze persoonsgegevens juist noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze taken en plichten. Denk ook aan het niet kunnen voldoen aan het verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens die in de notulen van de vergadering van eigenaars zijn verwerkt, omdat deze gegevens juist noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de besluiten van de vergadering van eigenaars en/of nodig zijn om achteraf te weten waar en op wie dat besluit betrekking had en waarom dat besluit destijds is genomen.
Een dergelijk verzoek kan via e-mail worden gedaan. Bij een dergelijk verzoek dient een kopie van het identiteitsbewijs mee te worden gestuurd om vast te stellen of het verzoek daadwerkelijk van betrokkene afkomstig is. Hierbij mogen de pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) door betrokkene worden geanonimiseerd (dit kan de betrokkene doen door deze af te plakken of door te strepen).
Voor meer informatie over de rechten van gebruikers onder de AVG, zie:
Klacht privacy
Wij doen er alles aan de privacy van al onze gebruikers te waarborgen. Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens toch niet optimaal beschermd zijn of misbruikt zijn, neem gerust contact met u op. Mochten we er samen niet uit komen willen wij u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.